Política de privacidad

En BOLKIAM nos comprometemos a proteger la privacidad de las personas que visitan este sitio web, se ponen en contacto con nosotros por cualquier canal, contratan nuestros servicios o representan a un negocio con el que contactamos nosotros. Esta política describe qué datos recogemos, para qué los usamos, cuánto tiempo los conservamos, con quién los compartimos y cuáles son tus derechos, de acuerdo con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

1. Responsable del tratamiento

Responsable: José Zambrano Delgado, empresario individual (marca comercial BOLKIAM)
NIF: 47346131X
Correo de contacto: hola@bolkiam.es
Domicilio: el indicado en el aviso legal

No tenemos delegado de protección de datos (no estamos obligados a ello). Para cualquier cuestión sobre tus datos, escríbenos a hola@bolkiam.es.

2. Qué datos recogemos y por qué

Tratamos los datos que nos facilitas tú (en los formularios de esta web, por WhatsApp, por teléfono, por mensaje directo de Instagram, por email, en la videollamada o en persona) y, en el caso de la prospección comercial que describimos en este mismo apartado, datos públicos de negocios que no nos ha facilitado la persona interesada.

Formularios de la web

Reserva de llamada: nombre, empresa o clínica, email, teléfono, fecha y hora elegidas y, si lo indicas, qué te gustaría automatizar. Finalidad: atender tu solicitud, confirmar la cita y preparar la llamada.
Diagnóstico gratuito: nombre, nombre del negocio, email, teléfono, la web o el Instagram del negocio, tus respuestas a doce preguntas sobre cómo atendéis (tipo de empresa, tamaño del equipo, si tenéis web y chatbot, las herramientas que usáis, por dónde os llegan los clientes, cuántos mensajes recibís, quién los atiende, si perdéis clientes, qué te gustaría automatizar, para cuándo y quién decide) y cuatro cifras aproximadas de tu actividad. Con las respuestas calculamos una puntuación orientativa, la misma que en el cuestionario previo a la llamada. Finalidad: preparar tu diagnóstico y enviártelo por WhatsApp y por email. No reserva ninguna llamada.
Contacto: nombre, email, teléfono y empresa (opcionales) y tu mensaje. Finalidad: responder a tu consulta.
Partners: nombre, email, teléfono (opcional), tipo de colaboración, empresa o web y mensaje. Finalidad: valorar tu propuesta de colaboración y contactar contigo.

Los campos marcados como obligatorios son los que necesitamos para atenderte: si no nos los facilitas, no podremos gestionar tu solicitud. El resto son voluntarios. Si marcas la casilla correspondiente del formulario de contacto, también usaremos tu email para enviarte información y novedades de BOLKIAM. La estimación que muestra el diagnóstico se calcula en tu navegador a partir de las cifras que introduces y sirve solo para orientar la conversación. En cada envío guardamos también la fecha y la hora y la versión de esta política que leíste, para poder acreditar que te informamos.

Cuestionario previo a la llamada

Cuando reservas una llamada te enviamos, por WhatsApp o por email, un enlace a un cuestionario breve sobre tu negocio (si tenéis web y reservas online, cómo atendéis a los clientes, cuántos mensajes recibís, etc.). Es voluntario. Finalidad: preparar la llamada y valorar en qué medida nuestros servicios encajan con tu negocio. Con tus respuestas calculamos una puntuación orientativa que nos ayuda a priorizar y a preparar la propuesta. Esa puntuación no decide nada por sí sola: la llamada se mantiene igual y cualquier decisión la toma una persona de nuestro equipo.

Conversaciones por WhatsApp

Si nos escribes por WhatsApp, o si nos diste tu número en persona y aceptaste que te escribiéramos, guardamos tu nombre, tu número y los mensajes de la conversación. En WhatsApp te atiende en primer lugar Laura, una asistente de inteligencia artificial que se presenta como tal en su primer mensaje, responde tus dudas y gestiona tu cita. Nuestro equipo supervisa las conversaciones y puede intervenir en cualquier momento. Si lo prefieres, pide hablar con una persona. Finalidad: atenderte, gestionar tu cita y hacer seguimiento de tu solicitud.

Si nos escribes y no llegas a reservar, podemos volver a escribirte durante unas dos semanas para retomar la conversación (un recordatorio a los pocos días y, como mucho, un último aviso a las dos semanas). Si nos dices que no te interesa, dejamos de hacerlo.

Llamadas por teléfono

Si llamas al teléfono de BOLKIAM, te atiende Laura, nuestra asistente de inteligencia artificial, que se presenta como tal al empezar la llamada. Por teléfono Laura solo gestiona tu cita con nuestro equipo (reservarla, cambiarla o cancelarla) o, si ya eres cliente, toma un recado para nosotros. Nunca te llamamos nosotros primero.

La llamada no se graba: tu voz no se guarda en ningún sitio. Mientras hablas, lo que se dice se pasa a texto para que Laura pueda entenderte y contestarte. Al colgar, con ese texto la inteligencia artificial prepara un resumen corto (dos o tres frases) que guardamos en nuestro CRM, y el texto completo se borra. Guardamos tu número de teléfono (el de tu línea o el que nos digas de palabra), tu nombre, el día y la hora de la cita y, si nos los cuentas, lo que te gustaría o tu recado. Si llamas por algo que no tiene que ver con nuestros servicios, no te abrimos ficha en el CRM.

Al colgar te escribimos por WhatsApp a ese número para confirmar la cita y pedirte el email; desde ahí sigue como cualquier conversación de WhatsApp (ver el apartado anterior). Si nos dices que te lo piensas, podemos escribirte por WhatsApp para retomarlo, con los mismos límites que allí se indican. Finalidad: atender tu llamada y gestionar tu cita o tu recado.

Mensajes directos de Instagram

Si nos escribes por mensaje directo a nuestra cuenta de Instagram, guardamos tu nombre y tu usuario de Instagram y los mensajes de la conversación. Te contesta en primer lugar Laura, nuestra asistente de inteligencia artificial, que se presenta como tal, te cuenta a qué nos dedicamos y te ofrece seguir por WhatsApp o reservar una llamada. Nuestro equipo puede leer y responder esas conversaciones en cualquier momento. Finalidad: atender tu mensaje y, si quieres, seguir por WhatsApp o en la llamada.

Videollamada

Las llamadas se hacen por Zoom. Para no tener que tomar notas, se une a la llamadaLaura, nuestra asistente de inteligencia artificial, que graba y transcribe la conversación. A partir de la transcripción, la inteligencia artificial prepara un resumen, que guardamos en nuestro CRM con el resultado de la llamada. No guardamos ni la grabación ni la transcripción completa: en cuanto el resumen está guardado, las borramos del servicio de grabación (Recall.ai), y si algo falla Recall.ai las borra solo a los 7 días. Te avisamos de la grabación al reservar la llamada (en el propio formulario, por WhatsApp y por email) y de nuevo al enviarte el enlace, y Laura aparece en la llamada como un participante más. Si prefieres que no se grabe, dínoslo antes de la llamada o al empezar y la haremos sin ella. Finalidad: recordar lo que hablamos para preparar tu propuesta.

Calendario y avisos internos

Tus citas se ven en el calendario de nuestro propio panel, que lee directamente nuestro CRM; no las apuntamos en ningún calendario externo. Cuando reservas, cambias o cancelas una llamada, o nos dejas un recado por teléfono, nuestro equipo recibe un aviso interno en ese mismo panel con tu nombre, tu empresa y la hora, para poder atenderte a tiempo; la notificación que llega por Telegram no incluye datos personales.

Negocios con los que contactamos nosotros (prospección comercial)

Además de atender a quien nos escribe, buscamos negocios a los que nuestros servicios pueden encajar y les proponemos una mejora de su presencia digital. En este caso los datos no nos los facilitas tú: los tomamos de fuentes públicas (la ficha del negocio en Google, su página web y sus redes sociales). Son datos del negocio: nombre, sector, ciudad, dirección, teléfono y email públicos, web, valoración y número de reseñas y, a veces, el nombre de la persona de contacto que aparece publicado. Los guardamos en nuestro CRM junto con el mensaje que te enviamos, la fecha y el canal, y tu respuesta.

Si te escribimos, lo hacemos una sola vez por canal (WhatsApp o email), identificándonos como BOLKIAM y con un enlace a esta política, y solo te enviamos la propuesta o la auditoría si nos dices que te interesa. Si nos contestas que no, o nos pides que no te escribamos más, lo apuntamos y no volvemos a hacerlo. Base jurídica: nuestro interés legítimo (art. 6.1.f RGPD) en dar a conocer nuestros servicios a negocios a los que pueden resultar útiles, siempre dentro de los límites del art. 21 de la LSSI. Finalidad: analizar la presencia digital del negocio y proponerle una mejora. Puedes oponerte en cualquier momento (ver el apartado 6): basta con responder al mensaje diciendo que no te interesa.

Si eres cliente

Si contratas con nosotros, además tratamos los datos de tu empresa y de la persona que firma (nombre, NIF, dirección y cargo), los datos del contrato y de facturación, la fecha, la dirección IP y el dispositivo desde los que se firma el contrato en nuestro portal de clientes (para poder acreditar la firma), lo que nos cuentas de tu negocio en el formulario de puesta en marcha, las mejoras que nos pides y los documentos que compartimos contigo en tu zona de cliente. Si contratas vídeos con tu propio avatar, tratamos tu imagen y tu voz con tu consentimiento expreso y en los términos del contrato. Los emails que recibimos en nuestra cuenta de correo los clasifica una inteligencia artificial (OpenAI), que prepara un borrador de respuesta que una persona revisa antes de enviarlo. Finalidad: prestar el servicio contratado, facturarlo y cumplir nuestras obligaciones contables y fiscales.

3. Base jurídica

Medidas precontractuales y ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD): gestionar la llamada o el diagnóstico que nos has pedido, atenderte por WhatsApp, por Instagram o por teléfono (y escribirte por WhatsApp después de tu llamada), preparar la llamada con el cuestionario y, si eres cliente, prestarte el servicio.
Consentimiento (art. 6.1.a RGPD): enviarte información y novedades por email si marcas esa casilla, escribirte por WhatsApp cuando nos diste tu número en persona, y usar tu imagen y tu voz en los vídeos con avatar. Puedes retirarlo en cualquier momento sin que afecte a la licitud del tratamiento anterior. La casilla «He leído la política de privacidad» de los formularios deja constancia de que te hemos informado; no es un consentimiento.
Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD): hacer seguimiento de una solicitud que no hemos podido atender, grabar y resumir la videollamada para no perder detalles (con aviso previo y pudiendo oponerte), contactar con negocios en la prospección comercial descrita en el apartado 2 y proteger el sitio frente a usos abusivos.
Obligación legal (art. 6.1.c RGPD): conservar contratos y facturas durante los plazos que exige la normativa mercantil y fiscal.

4. Conservación

Conservamos los datos mientras dura la relación o la gestión de tu solicitud y, después, bloqueados durante los plazos de prescripción de las obligaciones legales aplicables (como máximo tres años para datos de contacto comercial, salvo obligación legal distinta). Un proceso automático borra cada noche las conversaciones y solicitudes que llevan más de tres años sin actividad, incluidos los negocios de la prospección a los que no hemos vuelto a escribir. Las bajas y las peticiones de no volver a escribir se aplican de inmediato.

En las llamadas por teléfono, el texto de la conversación se borra en cuanto guardamos el resumen; si algo falla al cerrar la llamada, puede quedarse en la plataforma de voz mientras lo revisamos, como máximo 7 días. El resumen se conserva como el resto de tu ficha, y el registro técnico de la llamada (número, hora y si se reservó una cita) se borra a los 30 días.

En las videollamadas, la grabación y la transcripción se borran del servicio de grabación en cuanto guardamos el resumen; si algo falla, se borran solas a los 7 días. El resumen se conserva como el resto de tu ficha.

Si eres cliente, los contratos y las facturas se conservan durante los seis años que exige la normativa mercantil y fiscal desde el final de la relación.

5. Destinatarios y encargados del tratamiento

No vendemos ni cedemos tus datos a terceros, salvo obligación legal. Para prestar el servicio utilizamos:

n8n (herramienta de automatización) instalada en un servidor propio alojado en la Unión Europea, que recibe los formularios y los encamina.
Airtable (base de datos y CRM), donde registramos las solicitudes, las respuestas del cuestionario, el resumen de las llamadas y los negocios de la prospección.
Supabase (base de datos alojada en la Unión Europea), donde se guardan las conversaciones de WhatsApp e Instagram y el registro técnico de las llamadas por teléfono.
WhatsApp e Instagram (Meta), para conversar contigo.
OpenAI, cuya inteligencia artificial utiliza Laura para responderte, con la que preparamos el resumen de las llamadas y que clasifica nuestro correo. OpenAI no utiliza los datos que le enviamos para entrenar sus modelos. En las llamadas por teléfono, OpenAI lo contrata Vapi bajo sus propias condiciones.
Vapi, la plataforma de voz con la que Laura atiende las llamadas por teléfono, junto con sus proveedores de transcripción (Deepgram, que pasa la voz a texto) y de voz (ElevenLabs, que pone la voz de Laura), y Telnyx, el operador de nuestro número de teléfono.
Zoom, para las videollamadas, y Recall.ai, el servicio con el que Laura las graba y transcribe (procesa los datos en la Unión Europea).
Google (Calendar y Gmail), para la invitación a la reunión de arranque de los clientes y el correo, yGoogle Drive, donde guardamos las facturas y los documentos de los clientes. Hoy usamos cuentas de Google estándar.
Telegram, para avisar a nuestro equipo de que hay novedades (sin datos personales: solo el tipo de aviso y un enlace a nuestro panel).
Hostinger, para el alojamiento de esta web y el correo de BOLKIAM.

Cada uno de estos proveedores trata los datos por cuenta nuestra y bajo sus propias condiciones de encargado del tratamiento (art. 28 RGPD), salvo las cuentas estándar de Google, que se rigen por las condiciones generales de Google. Airtable, OpenAI, Zoom, Recall.ai, Google, Meta, Vapi, Deepgram, ElevenLabs y Telnyx son empresas de Estados Unidos o pertenecen a grupos estadounidenses: cuando hay transferencia internacional de datos, se hace con las garantías previstas en el capítulo V del RGPD (Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., en el que están certificados ElevenLabs y Telnyx, o cláusulas contractuales tipo).

En los servicios que prestamos a nuestros clientes, los agentes de inteligencia artificial pueden procesar datos en entornos de terceros con garantías adecuadas conforme al art. 46 RGPD. Nunca usamos datos de clientes ni de pacientes para entrenar modelos.

6. Tus derechos

Puedes ejercer en cualquier momento tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, así como retirar el consentimiento, escribiendo a hola@bolkiam.es e indicando el derecho que quieres ejercer. Podemos pedirte que acredites tu identidad. Te respondemos en el plazo máximo de un mes.

Si quieres que borremos tus conversaciones de WhatsApp o de Instagram, o el resumen de una llamada por teléfono, escríbenos a hola@bolkiam.es y las eliminaremos. Si representas a un negocio al que hemos escrito nosotros y no quieres que volvamos a hacerlo, basta con que nos lo digas en el mismo chat o email.

Ninguna decisión con efectos jurídicos sobre ti se toma únicamente de forma automatizada (art. 22 RGPD): las puntuaciones del cuestionario y del diagnóstico solo orientan a nuestro equipo, y Laura, nuestra asistente de inteligencia artificial, gestiona citas y responde dudas, pero no decide nada por ti.

Si consideras que tus derechos no han sido atendidos, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

7. Menores

Los formularios de este sitio están dirigidos a personas mayores de 14 años. Si tienes conocimiento de que un menor de esa edad nos ha facilitado datos, escríbenos y los eliminaremos.

8. Cookies

Este sitio no utiliza cookies de seguimiento ni de publicidad. Solo si activamos la analítica web te pediremos tu consentimiento antes de instalar cualquier cookie. Más información en la política de cookies.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida o destrucción accidental, conforme al art. 32 RGPD: conexiones cifradas, acceso restringido a las herramientas y revisión periódica de los flujos.

10. Modificaciones

Podemos actualizar esta política para adaptarla a cambios legales o del servicio. Cualquier cambio relevante se publicará en esta página con su fecha de actualización.